Att köpa edtech – ett stöd vid inköp och upphandling

Edtechkartan är sedan november 2019, uppdaterad och innehåller numera även en meny där man får åtkomst till diverse material kopplat till bygget av ett ändamålsenligt digitalt ekosystem, till att börja med materialet Att köpa edtech – ett stöd vid inköp och upphandling.

Materialet är tänkt att vara ett stöd i arbetet med inköp och upphandling av digitala tjänster och produkter. Tips och saker att tänka på utifrån branschens erfarenheter av kravställningar och implementeringar. Förhoppningen är att stödet leder till riktigt bra samarbete, riktigt vassa kravställningar och i slutändan riktigt bra digitala ekosystem, där verksamhetens behov tillgodoses och tekniken blir det pedagogiska och administrativa stöd den kan vara. Nytta, värde, effekt av investeringarna som görs.

Primär målgrupp är de som sitter lite som spindeln i nätet när det kommer till inköp – kanske utvecklingsledare, systemförvaltare, it-pedagoger, skolledare…

Om Att köpa edtech version 0.5
Stödmaterialet fokuserar på de tre faserna inför, under och efter inköp, vad som är bra att tänka på och till det lite konkreta tips både från branschen och med hänvisningar till andra.

Här finns även två lite mer levande dokument. Ett som tydliggör vilka inköpsalternativ som finns, ramavtal att använda, olika utvärderingsmodeller, ord- och begreppslistor och ett som bl.a. listar och förklarar it-standarder (läs mer nedan). I båda dokumenten görs en mappning till relevanta områden och processer i edtechkartan för att underlätta såväl marknadsanalys som kravställningsarbete. Dokumenten är levande eftersom de är öppna för kommentarer och kommer att kompletteras allt eftersom.

Några axplock ur materialet: 

  • Säkerställ organisation
    Något som lyfts i materialet är vikten av personoberoende och en organisation för arbetet. Och då inte bara för själva inköpet och implementeringen, utan också för framtida förvaltning och därmed utvärdering och utveckling. Säkerställ budget och organisation. Förankra och få det hela subventionerat.
  • Dataskydd och personuppgiftshantering
    Informationssäkerhet och dataskyddsförordning – allas vår GDPR, som skapat huvudbry och frustration, där tolkningar är olika och bedömningarna likaså. Att arbete med informationssäkerhet och att alltid börja med en informationssäkerhetsklassning, d.v.s. att landa i hur viktig och skyddsvärdig informationen som hanteras i it-tjänsten är, är viktig! Det styr inköp, implementering, it-miljö. När det gäller personuppgiftshanteringen så behövs i de allra flesta fall ett PuB-avtal som reglerar hanteringen av personuppgifter i it-tjänsten. Det ska göras en bedömning och dokumentation av ändamålet med behandlingen, vilka sorts uppgifter det handlar om osv. Här finns bra material och stöd från bl.a. SKL, som vi hänvisar till i vårt stöd.
  • Klipp och klistra klokt
    Sno och glo. Klipp och klistra ur andras kravställningar. Uppfinn inte hjulet själva. Men – och det här är ett viktigt och stort men – säkerställ att er egen kravställning verkligen speglar den egna verksamhetens behov och förutsättningar. Se också till att avtalen hänger ihop med kravställningarna. Det går inte att kopiera avtal från en och sedan en kravställning från någon annan – det kan bli galet fel. Vi ser allt för ofta kravställningar som ärvs och som därför resulterar i lösningar som inte landar väl ute hos användarna och i värsta fall inte fungerar.
  • Interoperabilitet och it-standarder
    Interoperabilitet – kanske något av ett modeord för närvarande – men icke desto mindre viktigt och som i princip betyder att it-tjänster fungerar tillsammans, kommunicerar sinsemellan och att det, utan handpåläggning, sker en informationsöverföring där så beställts. För att det ska fungera med informationsöverföringen, behövs standarder som leverantörerna efterlever. En gemensam definition, överenskommen teknik och överenskomna begrepp. Lite av en djungel och det finns flera olika standarder, det finns rekommendationer som ofta anses vara standarder, fast de kan fungera på olika sätt. Vissa standarder är gamla, andra etablerade, några nya på gång, några saknas… I ett försök att reda i djungeln har vi, tillsammans med flera parter (Skolverket, SIS, IIS, huvudmän), påbörjat en listning och därtill en mappning till de olika områdena och processerna i edtechkartan. Detta dokument ingår i vårt stöd, men är också underlag för det fortsatta nationella arbetet med standarder inom skolväsendet.

Här hittar du Att köpa edtech – ett stöd vid inköp och upphandling.

Psst – vill du läsa mer om arbetet bakom, hittar du beskrivningen av projektet här.